HR-Prozesse und Führungskultur in einem BPO-Unternehmen

Ein Unternehmen für Business Process Outsourcing (BPO) beauftragte die Interim Managerin, ein modernes Personalmanagement aufzubauen. Zudem war die Interim Managerin mit der aktiven Begleitung des bereits eingeleiteten Strategie- und Change-Prozesses „In Führung gehen“ beauftragt. Dieser Prozess hatte vor allem die Einbindung einer weiteren Führungsebene und die Entwicklung eines gemeinsamen Führungsverständnisses zum Ziel.

Klares Regelwerk für die wichtigsten Personalprozesse erstellt

Der Anbieter für Softwarelösungen zur Digitalisierung von Jahresabschlüssen und zur Aufbereitung von Finanzinformationen beschäftigte zu Beginn des Mandats 150 Mitarbeitende. Dennoch gab es keine Personalabteilung. Personalentscheidungen traf der Geschäftsführer. Die administrativen HR-Tätigkeiten waren auf eine Assistentin der Geschäftsleitung und zwei Office-Manager verteilt.

In Gesprächen mit Führungskräften und Mitarbeitenden stellte die Interim Managerin schnell fest, dass im Unternehmen zu grundlegenden Personalthemen große Unsicherheit herrschte und Missverständnisse verbreitet waren. Daher machte sie sich umgehend daran, ein verständliches Regelwerk für die wichtigsten arbeitsrechtlichen Aspekte, betriebliche Regelungen und Zusatzleistungen zu erstellen.

Regelwerk entlastet Arbeitsalltag von unnötigen Diskussionen

Das Regelwerk lieferte zudem Antworten auf wiederkehrende Fragen. Eine typische Frage von Führungskräften war beispielsweise: „Wie kann ich angemessen auf Leistungsstörungen (z.B. wiederkehrendes Fehlverhalten oder Performing unterhalb der Norm) reagieren? Mitarbeitende wollten etwa wissen: „Mein Kind ist erkrankt: Habe ich Anspruch auf bezahlte Freistellung?“ oder: „Kann ich Urlaub buchen, auch wenn die Kapazitätsplanung noch nicht abgeschlossen ist?“

Mit dem Regelwerk leistete die Interim Managerin einen großen Beitrag dazu, für alle Seiten Sicherheit zu schaffen und den Arbeitsalltag von unnötigen Diskussionen zu entlasten.

Besonders hohe Ansprüche an Compliance und Datenschutz erfüllt

Das von der Interim Managerin erstellte HR-Regelwerk erfüllte zudem die besonders hohen Anforderungen an Compliance und Datenschutz in einem Unternehmen, das mit finanziellen Transaktionen befasst ist. Die Interim Managerin zeichnete auch dafür verantwortlich, Richtlinien zu Arbeitszeit/Überstunden, Urlaub, Dienstreisen oder Homeoffice zu entwickeln und mittels eines Learning Management Tool zu schulen - und die HR-Guidelines allen Mitarbeitenden als Betriebsordnung zur Verfügung zu stellen. Für IT-Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Richtlinien unterstützte sie die jeweiligen Fachbereiche, indem sie personalrelevante Aspekte bearbeitete.

Zudem beschrieb die Interim Managerin Self-Service- und Genehmigungsprozesse (z.B. Urlaubs-, Gleitzeit-, Reisekostenantrag und -genehmigung) und bildete sie über einen digitalen Workflow IT-seitig ab. Damit gelang es, den Zeit- und Papieraufwand für wiederkehrende Genehmigungsprozesse sehr deutlich zu reduzieren.

Einführung einer neuen Führungsebene erfolgreich mitgestaltet

Das Unternehmen befand sich zum Zeitpunkt des Mandats in einem Veränderungsprozess, der unter anderem das Einziehen einer neuen Führungsebene beinhaltete. Hier trug die Interim Managerin wesentlich dazu bei, gemeinsame Vorstellungen von Führungswirksamkeit zu entwickeln. Dies gelang vor allem durch zwei externe Workshops, die neben moderierten Einheiten auch viel Raum für persönliche Gespräche gaben.

Um weitere Klarheit zu schaffen, entwickelte die Interim Managerin Stellenbeschreibungen (die es bis dahin nicht gegeben hatte). Sie erstellte beispielsweise Skillprofile für Führungsfunktionen. Zudem begleitete sie die Führungskräfte als Sparringspartnerin, z.B. in Fragen der Teamentwicklung oder in schwierigen Teamkonstellationen, in Klärungsprozessen bereichsübergreifender Zusammenarbeit sowie bei der Übernahme einer neuen Führungsrolle.

Bedarfsgerechtes individuelles Coaching der Führungskräfte

Ein Teilprojekt galt dem bedarfsgerechten Coaching der Führungskräfte. So begleitete die Interim Managerin beispielsweise eine Nachwuchs-Führungskraft auf dem Weg zur Teamleiterin. Dabei unterstützte sie als ausgebildeter Business-Coach nicht nur in Fragen der Führung, sondern auch bei persönlichen Fragestellungen im beruflichen Kontext. Die Interim Managerin begleitete diesen Prozess als Sparringspartnerin - passende Lösungen fand die Teamleiterin selbst. Deren Feedback für die Interim Managerin: „Ohne dich hätte ich das so in der kurzen Zeit nicht geschafft. Vielen Dank!“

Erfolgreiche Zusammenarbeit bewährt sich über 5 Jahre

Das Engagement der Interim Managerin in dem BPO-Unternehmen verlängerte sich mit Fortschritt der Teilprojekte immer weiter. Nach einem Jahr Interim Mandat (2016/2017) wurde sie in Festanstellung übernommen, schließlich mit der Personalleitung betraut.

Nach insgesamt 5 Jahren verließ die Interim Managerin ein Unternehmen mit einem sehr gut arbeitenden HR-Management. Die Führungskultur im Unternehmen hat sie nachhaltig positiv beeinflusst. Besondere Wertschätzung erfuhr die Interim Managerin für das sehr enge Coaching der Führungskräfte.