Wie können Mittelständler sozialverträglich Personal abbauen?

1. Schritt: Analysieren Sie den regionalen Arbeitsmarkt.

Der regionale Arbeitsmarkt ist entscheidend für eine erste Analyse der aktuellen Vermittlungschancen und Abfindungshöhen. Hier einige Fragen, zu denen Sie für eine erste Einschätzung recherchieren sollten:

• Wie ist die Entwicklung der Arbeitslosenzahlen?
• Welche Branchen sind prägend?
• Sind Neuansiedelungen von Unternehmen geplant und/oder ist erkennbar, dass andere schwächeln?
• Welche Restrukturierungen gab es in den letzten Jahren, und mit welchen Merkmalen?

Diese Recherchen kann ein Experte ohne Nennung des Unternehmens durchgeführen. Neben der Nutzung von digitalen Pressearchiven und dem eigenen Netzwerk kann er dabei direkt Kontakt zur Arbeitsagentur aufnehmen und gegebenenfalls bereits zu Transfergesellschaften, wenn diese in jüngster Vergangenheit ähnlich gelagerte Projekte durchgeführt haben.

Die so frühzeitig eingebunden Partner sind mit solchen Situationen vertraut und verstehen, dass dies in der Phase vor einer finalen Entscheidung des Unternehmens anonym und streng vertraulich verlaufen muss, und haben in dieser Sondierungsphase grosses Interesse, ihr Know-how in die Planungen einfliessen zu lassen. In einer späteren Phase ist es dann möglich, auf diese frühen Kontakte zeitsparend aufzubauen.

Aus dieser ersten Phase ergeben sich zudem wichtige Anhaltspunkte für zu erwartende Abfindungsfaktoren und Vermittlungschancen für die betroffene Belegschaft.
 

2. Schritt: Klären Sie die Verfügbarkeit von Transferkurzarbeitergeld.

Bei ersten Sondierungen mit der Agentur für Arbeit ist es möglich, ohne die Nennung des Unternehmens  die Möglichkeit der Nutzung von Transferkurzarbeitergeld und gegebenenfalls weiterer Unterstützungsmöglichkeiten zu klären.

Die bei der Agentur für Arbeit für die Genehmigung von Transferkurzarbeitergeld zuständige Person hat in der Regel ein grosses Interesse daran, frühzeitig in die Planungen der Vermittlungsunterstützung eingebunden zu werden. Sie kann umfassend dazu beraten, welche Mittel zur Verfügung stehen und welche Voraussetzungen und Rahmenbedingungen dabei zu beachten sind.

Eine sogenannte Transferberatung ist Grundvoraussetzung für eine spätere Förderung. Die Vorgespräche machen dies zu einer Formalität, die nach Abschluss der Planungsphase zusammen mit Unternehmensvertretern durchgeführt werden kann. Neben dem für die Finanzierung der Transfergesellschaft erforderlichen Transferkurzarbeitergeld können auch Weiterbildungskosten (teilweise oder vollständig) übernommen werden. Je früher Unternehmen den Beginn von Weiterbildungsmassnahmen definieren und beginnen wird, desto mehr Fördermöglichkeiten gibt es.

Für ältere Beschäftigte kann eine Transfergesellschaft die Möglichkeit eines vorzeitigen Renteneintritts nach einer daran anschliessenden zweijährigen Bezugsdauer von Arbeitslosengeld bieten. Diese bis zu drei Jahre andauernden „Brücken in die vorgezogene Altersrente“ sind für viele ältere Beschäftigte attraktiv. Für die Kommunikation und die spätere Umsetzung ist wichtig zu wissen, wie die regionale Arbeitsagentur damit umgeht, wenn in diesen Fällen seitens der Betroffenen kein oder nur sehr geringes Vermittlungsinteresse besteht.

Die Vorgespräche ergeben Klarheit über die Mindestanforderungen an die Ausstattung einer Transfergesellschaft, insbsondere zu Laufzeit, Qualifizierungsbudgets, Netto-Entgelt-Aufstockungen und sogenannte Sprinterprämien, die eine frühzeitige Vermittlung in eine Folgebeschäftigung honorieren. Daraus ergeben sich wiederum belastbare Eckdaten für eine Kostenabschätzung der Massnahme.

Die frühzeitige Einbindung der Arbeitsagentur erhöht zudem die Prozesssicherheit im Hinblick auf die Absicherung des Transferkurzarbeitergelds und einer formal korrekten und zeitgerecht eingereichten Massenentlassungsanzeige.
 

3. Schritt: Analysieren Sie die Belegschaftsstruktur.

Anhand von (anonymen) Beschäftigtendaten lassen sich können verschiedene Umsetzungsszenarien bewerten. Dabei stehen die folgenden Aspekte im Vordergrund:

• Welche Auswirkung hätte eine Sozialauswahl?
  • Anhand von rechtssicheren Beispielen (z. B. aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts) lässt sich ermitteln, wer im Falle von betriebsbedingten Kündigungen zuerst betroffen wäre.
  • Die im Personalsystem vorliegenden Daten zu den Arbeitsplätzen (Stellenbezeichnungen) sind ein erster Anhaltspunkt für Abgrenzungen von Beschäftigtengruppen. Eine frühzeitige Sichtung der dazu vorhandenen Datenlage ist eine wichtige Grundlage für die weitere Vorgehensplanung.
• Wie sind die Kündigungsfristen? 
  Sind diese einzelvertraglich geregelt oder sind lediglich die gesetzlich bestimmten Mindestfristen (entsprechend der Betriebszugehörigkeit) zu beachten? Was würde dies für Auslauffristen und -kosten bedeuten?
  • Eine Transfergesellschaft bietet die Möglichkeit eines unmittelbaren Übertritts aller betroffenen Beschäftigten zum Zeitpunkt der Massnahme (z. B. Verlagerung, Organisationsänderung, (Teil-)Schliessung).
  • Werden die Kündigungsfristen in die Transfergesellschaft eingebracht, bestimmen sie die individuelle Mindestlaufzeit und leisten damit aus Unternehmenssicht einen grossen Finanzierungsbeitrag für die Transfergesellschaft.
  • Die (individuelle) Mindest-Beschäftigungszeit in der Transfergesellschaft ist ein wichtiges Gestaltungselement bei einem Sozialplan. Oft wird dies z. B. durch die doppelte Kündigungsfrist bestimmt. Zusätzlich ist es möglich, eine für alle geltende Mindestbeschäftigungszeit festzulegen. Da die maximale Beschäftigungszeit durch die maximale Förderdauer mit Transferkurzarbeitergeld von einem Jahr bestimmt ist, findet man in Sozialplänen oft Formulierungen der Art „Beschäftigungszeit in der Transfergesellschaft entspricht der doppelten Kündigungsfrist, maximal ein Jahr, mindestens vier Monate“.
  • Es ist wichtig, vor dem Eintritt in Verhandlungen über einen Sozialplan die finanziellen Auswirkungen dieser Gestaltungsparameter zu kennen.
• Wie ist die Altersstruktur? 
  Wie viele Beschäftigte kommen für eine Sonderregelung für rentennahe Jahrgänge in Frage?
  • Da Abfindungen eine angemessene Entschädigung für den Verlust des Arbeitsplatzes sein sollen, favorisieren Arbeitsnehmervertreter in Verhandlungen die Anwendung der massgeblich von der Betriebszugehörigkeit bestimmten Abfindung für diese Altersgruppe häufig nicht. Statt demjenigen, der wenige Jahre vor der Rente steht und auf sehr viele Beschäftigungsjahre zurückblicken kann, eine entsprechend sehr hohe Abfindung zuzubilligen, wechselt man vernünftigerweise die Perspektive und orientiert sich für den finanziellen Ausgleich an der Zeit bis zum Renteneintritt. Die Anwendung entsprechender Formeln hat deutliche Auswirkungen auf die Gesamtkosten und ergibt Einsparpotentiale oder schafft Gestaltungsmöglichkeiten.
  • Eine Analyse von Beschäftigungsdauer, Lebensalter und Tätigkeit ermöglicht zudem eine qualitative Einschätzung der Beschäftigungs- und Vermittlungschancen.

Anhand von Modellrechnungen mit Personalstrukturdaten mit Abfindungsfaktoren und den Gestaltungsoptionen für eine Transfergesellschaft lässt sich ein anzusetzendes Budget für die Personalkosten der Restrukturierungsmassnahme festlegen.

Es entsteht das Grundgerüst für einen Personaldatensatz, der dazu dient, in späteren Verhandlungen die Auswirkungen von Parameteränderungen schnell zu ermitteln.
 

4. Schritt: Holen Sie Angebote von Transfergesellschaften ein.

Eine Recherche der regional etablierten und zertifizierten Transfergesellschaften vertieft die Einschätzungen der spezifischen Aufnahmefähigkeit des lokalen Arbeitsmarkts und liefert anhand von anonymisierten Daten einen verlässlichen Kostenrahmen.

• Die massgeblichen Parameter für die Kosten der Transfergesellschaft bestimmen sich aus dem Monatsentgelt, der individuellen Laufzeit und einer üblichen Aufstockung des Transferkurzarbeitergelds. Sobald ein erster Datensatz zu den vom Personallabbau betroffenen Beschäftigten vorliegt, kann eine Transfergesellschaft sehr schnell die sogenannten Remanenzkosten ermitteln, das heisst die Kosten, die das Unternehmen zuschiessen muss, um ein Nettoentgelt auf beispielsweise 80 Prozent des bisherigen Niveaus für die gesamte Zeit zu gewährleisten.
• Als grobe Orientierung dient die Faustformel „ein Monatsgehalt finanziert zwei Monate in der Beschäftigungsgesellschaft“. Dies verdeutlicht, dass die durch die Kündigungsfristen bestimmten Auslaufkosten einen signifikanten Anteil der Kosten der Transfergesellschaft abdecken.
• Zusätzliche Kostenelemente ergeben sich aus den Verwaltungskosten, den Qualifizierungsbudgets und den Beratungsleistungen zur Unterstützung der beruflichen Neuorientierung. Während die Ermittlung der Lohnkosten bei allen Anbietern zu denselben Ergebnissen führen sollte, gibt es in der Gestaltung und der Höhe der eigentlichen Leistungen der Transfergesellschaft Unterschiede.
• Es empfiehlt sich, Referenzen einzuholen, bei denen neben der Beratungs- und Vermittlungsqualität auch die administrative Leistung zu erfragen ist. Eine gute Transfergesellschaft organisiert die Abrechnung effizient und zuverlässig und verfolgt und berichtet die Vermittlungserfolge in monatlichen Statusmeetings. Die grundsätzliche Verwendung der durch frühzeitige Vermittlung freiwerdenden Mittel ist im Vorfeld zu klären und kann dann im Rahmen der Statusmeetings gemeinsam entschieden werden. Sie lassen sich zum Beispiel für Härtefälle einsetzen.
   

5. Schritt: Vergleichen Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen Umsetzungsmöglichkeiten.

Zusammen mit Abfindungsmodellen ergeben sich verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten, die im Hinblick auf Kosten, Rechtsrisiken und Zeitrahmen bewertbar sind. Sie erhalten eine qualifizierte Grundlage für eine unternehmerische Entscheidung für den Personalabbau.

Zu den grossen Vorteilen der Transfergesellschaft gehört dabei, dass

• Beschäftigte zu einem bestimmten (gemeinsamen) Termin übertreten können – unabhängig von individuellen Kündigungsfristen. Dies ermöglicht sehr schnelle Freisetzungen.
• Die Akzeptanz der Option Transfergesellschaft ist im Allgemeinen sehr hoch: Die Beschäftigten gewinnen Zeit zur beruflichen Neuorientierung und bleiben weiterhin in einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis ohne Nachteile für Renten- und Arbeitslosengeldansprüche.
• Aus Belegschaftsperspektive ergibt sich bei unternehmensseitig gleichem Gesamtbudget durch die zusätzlichen Fördermittel der Agentur für Arbeit ein finanziell attraktiveres Angebot.
• Da der Weg in die Transfergesellschaft nur über den einvernehmlich abzuschliessenden „dreiseitigen Vertrag“ (zwischen Unternehmen, Transfergesellschaft und Beschäftigtem) führt, haben Unternehmen maximale Rechtssicherheit.
• Das führt zu einer vergleichsweisen „ruhigen“ Umsetzung des Personalabbaus, der einerseits als sozialverträglich gilt und andererseits ein vergleichsweise positives Bild für die im Unternehmen verbleibenden Beschäftigten sowie in der Region hinterlässt: ein nicht zu unterschätzender Effekt. Die Berichterstattung in der Presse und die Reaktionen der Politik auf den Personalabbau werden durch die bereitgestellte Unterstützung deutlich anders ausfallen, als wenn es eine reine Abfindungslösung gibt und die Beschäftigten nach teilweise kurzen Kündigungsfristen „auf die Strasse geschickt“ werden.
• Entgegen dem üblichen Vorurteil eines „hohen administrativen Aufwands, den mittelständische Unternehmen nicht erfüllen können“, zeigt sich im Gegenteil, dass durch die frühzeitige Einbeziehung der Transfergesellschaft in der Umsetzung keine zusätzliche Arbeitsbelastung auf die Unternehmen zukommt: die aufwändige Beratungsleistung nach Übergabe des Übertrittsangebots (dreiseitiger Vertrag) übernehmen professionelle Experten, die im erforderlichen Umfang bereitstehen. Die Personalabteilung ist lediglich in der Schlussabrechnung (Resturlaube, Zeitsalden, Abfindungen) und in der Ausfertigung der Zeugnisse gefordert.
• Die „Planungs- und Vorbereitungshürde“ kann ein Experte sehr schnell und diskret nehmen. Dadurch, dass dies ohne Nennung des Unternehmens erfolgen kann, sind diese Vorarbeiten sogar einfacher und schneller zu erledigen, als wenn sich die Aufmerksamkeit bereits in einer frühen Planungsphase auf das Unternehmen richtet.
   

6. Schritt: Bereiten Sie eine Verhandlungs- und Kommunikationsstrategie vor.

Vor Eintritt in Verhandlungen gilt es die Schlüsselpersonen (Betriebsrat, Gewerkschaft, Politik) zu ermitteln, die vorab zu informieren und für das Vorgehen zu gewinnen sind.

Bürgermeister und gegebenenfalls Bundestagsabgeordnete schätzen es ausserordentlich, wenn man sie frühzeitig über die geplanten Massnahmen, deren betriebswirtschaftlichen Grundlagen und die geplanten Umsetzungsschritte informiert. Sie sind damit auf später folgende Presseanfragen vorbereitet und können sich informiert zeigen. Zugleich wissen sie, dass die Entscheidung und die Vorgehensplanung fundiert und professionell vorbereitet sind. Auch, wenn die Vertraulichkeit dabei vorauszusetzen ist, sollten Experte nicht mehr als zwei Tage früher als die Belegschaft über die Pläne informiert sein.

Zudem sollten Unternehmen auf Presseanfragen vorbereitet sein und ein entsprechendes Statement bereithalten. Eine Transfergesellschaft macht die häufig benutzte Formel der „Sozialverträglichkeit“ greifbar und der Fokus verschiebt sich schneller von dem Bestreiten der Notwendigkeit der Massnahme zur Unterstützung bei der beruflichen Neuorientierung der Betroffenen.

Schliesslich sind Schlüsselpersonen der Belegschaftsvertreter (Betriebsratsvorsitzende, Gewerkschaftsvertreter) in kleinerer Gesprächsrunde vorab zu informieren. Sie sollen die Chance haben, sich mit der neuen Situation vertraut zu machen, bevor sie sich auf grösserer Bühne positionieren müssen. Mit der Option Transfergesellschaft kann das Unternehmen den Belegschaftsvertretern einen frühen Verhandlungserfolg sichern und man kann sich dazu verständigen, wann man dies als „vereinbart“ ansieht und wer die Kommunikation dazu übernimmt. Auch bei der finalen Auswahl der Transfergesellschaft sollten die Belegschaftsvertretern mindestens Mitsprache- und Veto-Recht haben.

Tatsächlich ist es wichtig, frühzeitig zu klären, ob eine Transfergesellschaft uneingeschränkte Unterstützung erfährt wird oder ob es ablehnende Stimmen gibt. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn die betroffenen Beschäftigten über eine hohe Qualifizierung verfügen, sehr gute berufliche Perspektiven haben und der regionale Arbeitsmarkt sehr aufnahmefähig ist. Auch bei Einkommen oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze sind auf Kurzarbeit basierende Ansätze nicht populär.

Doch: Dies hätte bereits in den ersten Schritten der Experten-Analyse auffallen müssen ...
 

Fazit: Ein sozialverträglicher Stellenabbau mit überschaubaren Kosten ist möglich

Bei der Planung eines verantwortungsvollen Stellenabbaus sollte man

• von einer Analyse des regionalen Arbeitsmarkts ausgehen,
• die Umsetzungsmöglichkeiten mit Blick auf die Belegschaftsstruktur klären und
• frühzeitig Kontakt mit der Arbeitsagentur aufnehmen: In Zusammenarbeit mit der Agentur für Arbeit gibt es handfeste und finanzielle Unterstützung.

Insbesondere sollten Firmen die Nutzung einer Transfergesellschaft in Betracht ziehen. Denn sie helfen, den Personalabbau schnell und planungssicher umzusetzen. Auch, wenn dieses Instrument häufig mit Grossunternehmen in Verbindung gebracht wird und als aufwändig und teuer gilt, kann ein erfahrener Interim Manager die Vorteile dieses Umsetzungswegs mittelständischen Unternehmen zugänglich machen.

Nehmen Sie gerne Kontakt auf! Eine solide Grundlage für Verhandlungen mit Arbeitnehmervertretungen können wir innerhalb von zwei Wochen erarbeiten.