PROJEKTBERICHT

Optimierung der Datenqualität in einem globalen Konzern

Data Governance – Stammdaten-Management – Lieferkette

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Das Projekt in Stichworten:

  • Dokumentation und Analyse der Datenstrukturen, Prozesse und Systeme  
  • Mitarbeitende für die Arbeit an einer besseren Datenqualität gewonnen  
  • Richtlinien zur Data Governance in den Teams erarbeitet und umgesetzt  
  • Einführung eines Stammdaten-Lifecycle-Managements  
  • Verlässliche Daten mindern Reibungsverluste in der Lieferkette erheblich  
  • Silo-Denkweise in Bereichen des Unternehmens aufgebrochen 

Ein Weltmarktführer der Getränkeindustrie hatte erhebliche Probleme mit der Datenqualität in der internationalen Lieferkette. Betroffen waren das Headquarter und die 45 Tochtergesellschaften weltweit. Der Interim Manager wurde beauftragt, die Daten- und Prozessqualität zu verbessern und ein neues System für das Stammdatenmanagement einzuführen. Ziel des Auftrags war, einen effizienten und qualitativ hochwertigen Prozess und eine verbesserte Datenqualität in einem neuen System umzusetzen sowie die vorhanden operativen Silos aufzulösen. 

Dokumentation und Analyse der Datenstrukturen, Prozesse und Systeme  

Zu Beginn des Projektes (2019) identifizierte der heutige Interim Manager, seinerzeit als Global Head of Transformation & Information Management, zahlreiche Mängel. Datensätze waren falsch, Eingaben unvollständig und das Wissen der Mitarbeiter über die Daten sehr limitiert. Eine umfassenden Analyse von Datensätzen, Datenstrukturen und der Datenerfassungsprozesse sowie der benutzten Systeme förderte die Fehlergründe zutage. Die bestanden im Wesentlichen darin, dass es keine klaren Regeln für die Eingabe und Änderung von Daten (Data-Governance) gab.  

Mitarbeitende für die Arbeit an einer besseren Datenqualität gewonnen 

Eine Herausforderung für den Interim Manager bestand darin, dass die große Bedeutung einer hohen Datenqualität für alle gemeinsam genutzten Datensätze bei den Mitarbeitenden kaum verankert war. In der Regel interessierten sie nur die Daten, die für ihren Bereich von Bedeutung waren. Indem der Interim Manager die Vorteile der Datennutzung demonstrierte, schuf er das Verständnis dafür, beim Datenmanagement nicht nur den eigenen Bereich im Blick zu haben, sondern auch das Unternehmen insgesamt. 

Richtlinien zur Data Governance in den Teams erarbeitet und umgesetzt 

Im nächsten Schritt moderierte der Interim Manager Workshops zu Datenqualität und Zielwerten. Zudem wurden Messmethoden und Verantwortlichkeiten für die Datenqualität pro Datenobjekt festgelegt. Diese gemeinsame Definition machte den abstrakten Begriff Datenqualität für alle „greifbar“ und erleichterte es, den Nutzen einer hohen Datenqualität für das Unternehmen zu erkennen. 

Um die Prozess- und Datenqualität langfristig sicherzustellen, initiierte er die Einführung von Richtlinien für die Data Governance. Die Details und exakte Regeln wurden in Workshops mit den betroffenen Unternehmensbereichen erarbeitet. Gemeinsam mit seinem Team legte der Interim Manager in der Richtlinie zur Data Governance fest, welche Daten wann, wie, von wem und in welchem System eingeben, geändert und ergänzt werden dürfen. Zudem schuf er neue Positionen wie Data Stewards für die Erfassung, das Management und die Kontrolle der Daten. Mit diesem Data Governance Ansatz ist nunmehr eine hohe Datenqualität langfristig gesichert. 

Einführung eines Stammdaten-Lifecycle-Managements 

Um auch bei Änderungen oder Löschungen eine möglichst hohe Sicherheit herzustellen, führte der Interim Manager ein Stammdaten-Lifecycle-Management ein, für das er drei Kernprozesse definierte und einen Workflow im Datenmanagementsystem aufsetzte. Zudem wurde ein Statusnetz und Versionsmanagement für jedes Datenobjekt eingeführt. Dadurch konnte der Interim Manager für jeden Kollegen ersichtlich machen, welchen Status ein Datensatz aktuell hat und ich welcher Bearbeitungsversion er sich befindet. Dies erhöhte die Transparenz und reduzierte die fälschliche Verwendung der Datensätze.  

Verlässliche Daten mindern Reibungsverluste in der Lieferkette erheblich  

Dank Data Governance und Stammdaten-Management verfügen Unternehmenszentrale und die Tochtergesellschaften in aller Welt nunmehr über verlässliche Daten in der globalen Lieferkette. Die Arbeit des heutigen Interim Managers und seiner Teams haben damit erfolgreich dazu beigetragen, dass viele Reibungsverluste nunmehr vermieden werden. 

Silo-Denkweise in Bereichen des Unternehmens aufgebrochen 

Zudem profitiert das Unternehmen davon, dass der Interim Manager durch seine Überzeugungsarbeit erheblich dazu beigetragen hat, dass Silodenken in vielen Bereichen des Unternehmens zu überwinden. Um dieses Ziel zu erreichen, führte der Interim Manager nicht nur zahlreiche Gespräche, sondern setzte in Workshops beispielsweise auch Rollenspiele ein, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und das Silo-Denken aufzulösen. Widerstände überwand der Interim Manager zudem, indem er Teams auf allen Ebenen schon früh in der Testphase einbezog und mit einer umfangreichen Kommunikationsstrategie stets für Transparenz sorgte. 

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Claudia M. Christen, Senior Consultant. Swiss Interim GmbH

Claudia M. Christen

Senior Consultant

Marlise Stauffer Geschäftsführerin Swiss Interim GmbH

Marlise Stauffer

Geschäftsführerin